Ziel eines effizienten Travel Managements ist es, die für ein Unternehmen entstehenden Kosten im Zuge einer Geschäftsreise zu minimieren.


Hierbei werden zwei Arten von Kosten unterschieden. Zum einen die direkten Kosten, bei denen es sich um die Kosten für die Erbringung von Reiseleistungen handelt, wie zum Beispiel Flugkosten oder Kosten für die Hotelübernachtung und zum andern die indirekten Kosten, bei denen es sich um die Kosten handelt, die durch die notwendigen Prozesse innerhalb des Unternehmens entstehen.

 

Das heißt, Aufgabe des Travel Managements ist es, zum einen die direkten Reisekosten durch Verträge und Verhandlungen mit den Leistungsträgern, wie zum Beispiel Fluggesellschaften oder Hotels zu senken und zum andern muss das Travel Management innerhalb des Unternehmens Prozessabläufe schaffen, die nur wenige indirekte Kosten verursachen.


Um dies zu erreichen, muss das Travel Management zunächst über belastbare Kennzahlen verfügen. Das heißt, mit Hilfe eines umfangreichen Berichtswesen müssen die Zahlen, wie die Gesamtreisekosten oder auch die Kosten für die einzelnen Verkehrsmittel oder Übernachtungen ermittelt werden. Hinzu kommt eine genaue Analyse der einzelnen Reisen an sich sowie des Reiseverhalten der Mitarbeiter. Nur so können entsprechend Verhandlungen mit den Leistungsträgern geführt werden. Aber auch für den Aufbau der internen Prozesse sind diese Zahlen von entscheidender Bedeutung, denn nur anhand derer können auch wirkungsvolle Reisrichtlinien erstellt werden, die den Mitarbeitern die Abläufe und Regelungen rund um eine Geschäftsreise vorgeben.

Eine weitere zentrale Aufgabe des Travel Managements ist die Kontrolle der Einhaltung aller getroffenen Vereinbarungen. Dies sind sowohl die Vereinbarungen mit den Leistungsträgern, als auch die internen Reiserichtlinien. Sollten von Seiten des Travel Managements in diesen Bereichen Unstimmigkeiten entdeckt werden, muss eine entsprechende Steuerung in die vorgegebene Richtung stattfinden.

Dem Travel Management obliegt die Verantwortung, ob ein Reisebüro zur Unterstützung und Beratung bei der Planung und Organisation von Reisen in den entsprechenden Prozess eingebunden wird.

Notwendige Service- und Ablaufverbesserungen sowie die Steigerung der Zufriedenheit der Reisenden sind weitere Gründe warum Unternehmen ein Travel Management führen. Für das Unternehmen ist es auch von großer Wichtigkeit, schnell auf Marktveränderungen reagieren zu können, was ohne ein gut funktionierendes und gut informiertes Travel Management nicht möglich ist. Als Experten hat es die Reisekosten und dementsprechend die Gemeinkosten unter Kontrolle und kann somit schnell auf sich ändernde Situationen reagieren, wie zum Beispiel während der Wirtschaftskrise in den Jahren 2008 und 2009.

Das Veranstaltungsmanagement mit der Organisation von Events und Incentives, die Reisekostenabrechnung sowie das Fuhrparkmanagement sind weitere Bereiche, die in die Zuständigkeit des Travel Managements fallen können.

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