Eine der Kernaufgaben des BTM ist die Senkung der Geschäftsreisekosten. Um eine möglichst hohe Übersichtlichkeit zu erhalten, wird bei den Geschäftsreisekosten zwischen direkten und indirekten Kosten unterschieden. Das Verhältnis von direkten zu indirekten Kosten ist je nach Unternehmen unterschiedlich, jedoch machen die direkten Kosten meist einen deutlich höheren Anteil an den Gesamtkosten aus (zwischen 70 und 97 Prozent).

Die direkten Kosten bestehen aus Ausgaben für Transportleistungen, Beherbergungsleistungen, Tagesspesen und Bewirtungskosten, also all jene Ausgaben, für die (meistens) eine Rechnung oder ein Beleg vorhanden ist.

Der indirekte Kostenanteil beinhaltet dagegen Strukturkosten (d.h. Kosten, die für eine unternehmensinterne Reisestelle oder eine BTM-Abteilung entstehen) und Prozesskosten (Kosten für Administration, Abrechnung, Controlling etc.).

Aufgrund der Verteilung der beiden Kostenblöcke wäre zu vermuten, dass die Senkung der direkten Kosten Vorrang hat. Tatsächlich besteht aber ein direkter Zusammenhang zwischen dem Kostensenkungspotential und der Höhe der Geschäftsreisekosten. Bei kleineren Unternehmen mit einem Geschäftsreisevolumen bis circa fünf Millionen Euro pro Jahr steht die Senkung der direkten Kosten im Vordergrund, Unternehmen mit mehr als fünf Millionen Euro Gesamtkosten legen ihren Fokus meist auf die Verringerung der indirekten Kosten. Zu erklären ist dies mit der höheren Komplexität der Prozesse in größeren Unternehmen. Unternehmen mit kleinerem Volumen haben meist schlankere Prozesse und das Einsparpotential ist dort deswegen geringer. Dagegen können bei einer Optimierung der oft umfangreichen und komplexen Prozessstruktur eines großen Unternehmens mit höherem Geschäftsreisevolumen Arbeitszeit und damit indirekte Kosten eingespart werden.

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