Die Reiserichtlinie ist ein zentrales Mittel des BTM, um sowohl die Interessen der Geschäftsreisenden (nach hohem Service und Komfort) als auch die des Unternehmens (nach möglichst niedrigen Kosten und erfolgreichen Geschäftsreisen) zusammenzuführen und für ein ausgewogenes Verhältnis im Sinne der jeweiligen Unternehmensphilosophie zu sorgen. Jedoch muss neben der Erstellung und Aktualisierung einer verbindlichen Reiserichtlinie auch eine stetige Überprüfung der Einhaltung der enthaltenen Vorschriften erfolgen. Selbst exzellente Reiserichtlinien verfehlen ihren Zweck, wenn nicht kontrolliert wird, ob die Reisenden sich an die Vorgaben halten. Vor allem bei der Einführung einer neuen Reiserichtlinie ist dies mit einem enormen zeitlichen Aufwand seitens des BTM verbunden.

Eine erfolgreiche Reiserichtlinie stellt eine gute und wichtige Grundlage für das Controlling dar. Sie eröffnet außerdem die Möglichkeit, durch gewisse Vorschriften eine Kostenreduzierung im direkten und indirekten Bereich zu erwirken. Durch die Vorschriften der Reiserichtlinie können beispielsweise alle Umsätze konsolidiert werden, was dem BTM wiederum eine bessere Verhandlungsbasis in den Vertragsverhandlungen mit den Leistungsträgern bietet und somit zur Senkung der direkten Kosten beitragen kann.

Die Inhalte einer Reiserichtlinie sind meist sehr umfangreich, die folgende Aufzählung enthält nur einen kleinen Teil der möglichen Punkte.

  • Geltungsbereich der Reiserichtlinie
  • Pflichten und Verantwortung des Reisenden
  • Genehmigungsverfahren einer Geschäftsreise
  • Steuerliche und arbeitsrechtliche Hinweise
  • Buchungsprozess
  • Einzelne Bestimmungen zu den jeweiligen Verkehrsmitteln
  • Reisekostenabrechnungsprozess und Belegpflicht
  • Folgen bei Zuwiderhandlung
  • Versicherungen und Zollbestimmungen.

Die zentralen Inhalte wie Genehmigungsverfahren, Reiseplanung und –buchung, sowie Vorgaben für die Reisedurchführung und die Reisekostenabrechnung sollten eine möglichst hohe Kontinuität aufweisen und nicht ständig verändert werden. Dagegen muss bei Regelungen bezüglich der Verkehrsmittel und auch bei Steuerpauschalen oder Ähnlichem auf aktuelle Entwicklungen reagiert werden.

Der Zweck der Reiserichtlinie ist nicht nur, durch eine Vielzahl an Vorschriften die Kosten möglichst gering zu halten. Sie soll vielmehr durch ihre Angaben auch die zeitliche Effektivität in allen Teilen des Geschäftsreiseprozesses maximieren. Das BTM muss daher einen optimalen Mittelweg aus zeitlicher Effektivität in Hinblick auf den Prozess und kostenminimierender Vorschriften finden. Zu viele Vorschriften kosten Zeit und das Vertrauen der Mitarbeiter, zu wenige führen zu einem Anstieg der Reisekosten. Es sollten präzise Vorschriften festgelegt werden, die zu keinen Missverständnissen oder falschen Auslegungen führen können. Obergrenzen bei den Leistungsträgern sollten jährlich kontrolliert und gegebenenfalls aktualisiert werden.

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