Der Einsatz von Kreditkarten im Geschäftsreisebereich hat die Auszahlung von Reisekostenvorschüssen weitestgehend überflüssig gemacht. Der Reisende ließ sich früher meist einen Vorschuss in Höhe der veranschlagten Ausgaben während der Geschäftsreise auszahlen, damit er durch die Reise keinen finanziellen Nachteil hat. Die Auszahlung war mit erheblichem administrativem Aufwand verbunden (Beantragung, Genehmigung, Auszahlung, Verrechnung mit den tatsächlichen Ausgaben) und stellte einen großen Kostenfaktor im Bereich der indirekten Kosten dar.

Inzwischen werden nur noch in Ausnahmefällen Reisekostenvorschüsse ausbezahlt, da alles Finanzielle über Kreditkarten abgewickelt wird. Hierbei unterscheidet man zwischen zwei verschiedenen Typen: die Reisestellenkreditkarte (Company Card) ist im Vertragsreisebüro oder der Reisestelle hinterlegt. Über sie werden alle Zahlungen mit dem Reisebüro/der Reisestelle abgewickelt, also für Flüge, Bahnbuchungen, Mietwagenreservierungen und Hotels. Meist sind mehrere Reisestellenkarten eines Unternehmens hinterlegt, damit eine präzise Zuordnung der Kosten z.B. nach Kostenstelle, Personalnummer, Abteilung, Flugstrecke, Buchungsklasse etc. möglich ist. Die Reisestellenkarten sind auf das Unternehmen ausgestellt und werden von den Kreditkartenunternehmen meist kostenfrei zur Verfügung gestellt. Zusätzlich zur Abrechnungsfunktion enthalten sie meist auch Unfallversicherungen mit einem hohen sechsstelligen Betrag.

Das Gegenstück zur Company Card ist die personenbezogene Firmenkreditkarte, die sogenannte Corporate Card. In der Regel hat jeder Mitarbeiter die Möglichkeit, eine solche Kreditkarte zu beantragen und mit dieser dann alle anfallenden Kosten während einer Geschäftsreise begleichen. Die Corporate Card ist im Gegensatz zur Company Card aber auf ein privates Konto des Karteninhabers ausgestellt. Damit der Mitarbeiter keine Kosten auslegen muss, wird bei den Corporate Cards oft ein bis zum Ende des Folgemonats verlängertes Zahlungsziel vereinbart. Hierdurch wird sichergestellt, dass die Abbuchung erst stattfindet, nachdem das Unternehmen die abgerechneten Reisekosten auf das Konto des Reisenden überwiesen hat. Da bei den Corporate Cards die Personalnummer und Kostenstelle des besitzenden Mitarbeiters hinterlegt sind, entfällt hier der Zuordnungsaufwand, der bei den Company Cards entsteht.

Neben der Einsparung der indirekten Kosten für die Reisekostenvorschüsse hat die Verwendung von Kreditkarten noch weitere Vorteile. Die Zahlungen werden transparenter, der Gesamtprozess Geschäftsreise wird vereinfacht und verkürzt und es können anhand der Abrechnungsdaten präzise Auswertungen nach verschiedenen Kriterien erstellt werden. Diese Auswertungen stellen eine wichtige Grundlage für das Controlling sowie für effiziente Vertragsverhandlungen dar. Somit dient der Einsatz von Kreditkarten der Einsparung von indirekten und direkten Reisekosten.

 

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